Organiser son fichier client

Publié par Apiris | 11 octobre 2023

Aucune entreprise, aucun artisan, aucun libéral ne pourrait avoir une activité pérenne sans ses clients. Ils sont la clé de voute de toute activité et sans eux rien n'est possible. Si un client se trouve au prix de nombreux efforts, il se conserve surtout et de nos jours un simple répertoire téléphonique ne suffit plus. Il faut impérativement avoir un fichier client digne de son nom, car plus qu'une liste c'est avant tout un outil de travail.

Comment organiser son fichier client ?

Une gestion des clients à votre image:

Le secret d'une gestion des clients efficace est une gestion à votre image. Il est inutile d'adopter un modèle qui ne vous ressemble pas, car vous ne vous en servirez pas. Avant toute chose vous devez vous demander quelles sont les informations qui sont pertinentes pour vous, quelles sont celles dont vous avez besoin.

Classer les clients par activité ou par nature:

Les entreprises ou les artisans ont souvent plusieurs cordes à leur arc quant à leur activité, leurs clients n'en sont donc que plus divers. Il est donc essentiel de les classer par « nature ». Un artisan dans le bâtiment pourra très bien classer ses clients de cette façon :
- Particuliers
- Organismes publics
- Entreprises privées
- Syndic
- Collectivités
La classification peut aussi se faire en fonction des produits ou services que vous leur prodiguez.

Rester simple et opérationnel:

On ne le redira jamais assez, votre gestion des clients doit être efficace et surtout opérationnelle. Faîtes un tri dans les informations qui vous sont réellement utiles et celles qui sont totalement superflues. Pour ce faire, demandez-vous si telle ou telle information vous est utile ou si elle le sera dans une optique prochaine. Et surtout, veillez à avoir des informations qui sont à jour et non erronées.

Définir des cibles de prospection:

Même s'ils ne sont pas encore acquis, les prospects sont des clients en devenir. Ils peuvent donc faire partie intégrante de votre gestion des clients. Dans un répertoire spécifique, vous les retrouverez facilement et pourrez mener de façon efficace votre prospection.

Utiliser un gestionnaire des clients:

Pas besoin d'avoir un outil très perfectionné si vous ne le maîtrisez pas. Il vaut mieux opter pour des logiciels simples qui vous permettront de créer autant de fichiers répertoires et fiches clients que vous le désirez. Avec une manipulation simple, ils vous permettront d'accéder rapidement à toutes les informations pour une réelle efficacité.

Gérard P. Peintre en bâtiment :
« Jusqu'à présent, j'avais un fichier client rustique qui me permettait d'avoir quelques chantiers réguliers, mais aucune visibilité précise. Depuis que j'ai opté pour une gestion plus organisée de mes clients j'ai une visibilité beaucoup plus fine, me permettant d'obtenir beaucoup plus de chantiers. Ma prospection est beaucoup plus efficace car à chaque fois que je croise un client potentiel, je le rentre dans ma base de données. Cela me permet d'organiser efficacement mon démarchage. En aucun cas, je ne reviendrai à mon ancien système »

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