10 conseils pour bien gérer ses contacts

Publié par Apiris | 24 mars 2024

Une entreprise n’est rien sans ses contacts. Ils sont son pilier, son moteur d’activité, sa force de vente. Une entreprise avec de nombreux contacts est une entreprise forte et solide, cependant ils ne doivent pas être sa faiblesse par défaut ou mauvaise gestion.
Voilà 10 conseils pour bien gérer ses contacts et en faire un véritable atout.

Bons conseils pour gérer ses contacts

1 Intégrez les contacts dans une seule base de données

Le mot clé pour toute entreprise c’est efficacité. Regrouper tous les contacts au même endroit, permettra de trouver rapidement toutes les informations nécessaires à votre activité.

2 Catégoriser les contacts

Classez vos contacts en fonction de la nature de vos relations. Si vous avez besoin de contacter un fournisseur, vous devrez pouvoir le trouver directement et ne pas éplucher tout votre répertoire.

3 Mettre à jour régulièrement la base de données

Votre structure change, celle des autres aussi. Avoir des informations actualisées est capital pour être performant. Un correspondant qui change, un fournisseur qui déménage, un nouveau client, vous devez le savoir.

4 Transformer sa base de données en outil opérationnel

Une liste de contact n’est pas là pour faire joli. Cela doit être un support de travail. Utiliser un logiciel pour gérer ses contacts, c’est mettre tous les atouts de son côté pour gagner du temps et organiser son travail : relances, tâches à exécuter, devis à envoyer.

5 Epurer sa base de données

Avec une gestion de contacts on ne cherche pas des « amis », on veut de l’efficacité, une photo de la réalité. Un fournisseur cessant son activité, un client qui déménage, inutile de le conserver. Par contre, gardez ceux en « sommeil », c’est l’occasion de les relancer.

6 Eviter les doublons

Centralisez toutes les informations d’un client. Même s’il s’agit d’une entreprise avec différents services, ne multipliez pas les fiches contact.

7 Garder les informations pertinentes

Avoir des informations « personnelles » sur un contact peut parfois permettre une vente en envoyant un message ciblé au moment opportun. Mais il ne s’agit pas non plus d’avoir une autobiographie complète. Allez à l’essentiel.

8 Partager les contacts

Votre entreprise possède plusieurs services ? Opter pour un logiciel de gestion des contacts permettra de partager les contacts entre les services, tout en ayant un seul fichier.

9 Faites une appréciation du contact

Il ne s’agit pas de distribuer des bons points, mais inutile de gaspiller trop d’énergie avec un client qui demandera 150 devis avant de se décider et ce, au détriment d’un client avec un potentiel en devenir.

10 Opter pour un outil CRM

Le meilleur moyen d’avoir une gestion des contacts efficace est d’opter pour un outil CRM. Un logiciel pour gérer ses contacts répondra à tous vos besoins et vous fera gagner beaucoup de temps.

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