Gestionnaire de contacts, quelles informations ?

Publié par Apiris | 4 décembre 2023

Support indispensable à toute activité commerciale d'une entreprise, le gestionnaire de contacts doit être un véritable outil sur lequel un entrepreneur ou un artisan doit pouvoir s'appuyer. Il doit donc contenir des informations clés pour que celles-ci soient un véritable outil de travail. Quelles informations doivent figurer ?

Pour qu'un gestionnaire de contacts professionnels soit un outil sur lequel se reposer, il faut qu'il vous permette de rentrer les informations suivantes :

Gestionnaire de contacts : informations importantes

Catégorie de clients

Chaque contact est unique et n'a pas la même relation par rapport à l'entrepreneur, ou l'artisan. L'un est un client, l'autre un fournisseur, un prospect ou encore un partenaire. Chacun a un rôle défini dans l'activité de l'entreprise et il convient donc de les différencier. Il est essentiel de pouvoir catégoriser vos contacts par famille. Vous pourrez ensuite créer autant de catégories et de fiches contact que nécessaire.

Coordonnées

Bien entendu, bien connaître son client c'est avant tout connaître son identité et ses coordonnées. Il faudra en conséquence renseigner :
· Nom, prénom
· Adresse, téléphone, fax, e-mail, site web, pages facebook etc.
· Fonction dans l'entreprise, service dans l'entreprise
Plus les informations seront complètes et à jour et plus vous serez efficace dans vos relations et dans les services que vous pourrez proposer. Par ailleurs, cela vous permettra de faire un ciblage précis en cas d'action commerciale.
Trouver facilement le bon contact c'est gagner en efficacité.

Historique des échanges

Il faut parfois s'y reprendre à plusieurs fois avant de pouvoir aboutir à une vente, à une négociation. Comme on ne peut pas se souvenir de tout en détail, il est capital de pouvoir garder une trace écrite de tout échange.

Ces échanges doivent eux-aussi être retranscrits par catégories : téléphoniques, e-mail, courriers, rencontres. Si cela semble être une futilité, cela aidera à se remémorer le contenu complet de l'échange que cela soit pour vous ou pour votre contact. Bien évidemment tous ces échanges doivent être classés par ordre chronologique. Il est important d'être informatif et factuel

Utiliser des alertes

Il vous a fallu du temps pour accrocher voire fidéliser un client, il serait dommage que tout votre travail soit perdu parce que vous avez oublié de rappeler votre client à un moment clé de votre activité.

En utilisant un système d'alerte, vous pourrez noter les dates auxquelles rappeler votre client, lui envoyer une invitation ou planifier sa livraison.

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